Como a Reforma Tributária impacta a folha de pagamento das empresas no Brasil

Introdução

A Reforma Tributária aprovada em 2023 representa a maior mudança no sistema de impostos brasileiro em décadas. Seu foco principal está na tributação sobre consumo – unificando tributos como PIS, Cofins, ICMS e ISS em novos impostos sobre bens e serviços (IBS e CBS) – mas seus efeitos vão além da área fiscal. Embora não altere diretamente a legislação trabalhista (CLT), essa reforma afeta indiretamente a folha de pagamento e os custos de pessoal das empresas, pois modifica a carga tributária de vários setores e impõe novas regras ligadas a benefícios e contribuições. Em outras palavras, mudanças nos impostos acabam influenciando quanto custa contratar, remunerar e manter funcionários.

Profissionais de RH e finanças analisando os impactos da Reforma Tributária. Departamentos de pessoal precisam entender as mudanças tributárias para manter a folha de pagamento sob controle e garantir compliance.

Para empresários, gestores de RH/DP e profissionais do departamento pessoal, é fundamental compreender esses impactos. Custos trabalhistas (encargos, salários, benefícios) estão diretamente ligados à saúde financeira do negócio. A seguir, explicamos de forma simples o que realmente muda na folha de pagamento com as novas regras, quais os impactos práticos no dia a dia das empresas e como se preparar para evitar surpresas. Afinal, antecipar-se às mudanças é a melhor forma de garantir que sua empresa continue competitiva e em conformidade legal, mesmo em um cenário tributário renovado.

O que muda na folha de pagamento com a Reforma Tributária

Apesar de o texto da Reforma Tributária focar nos impostos sobre consumo, há diversos pontos em que as novas regras influenciam a folha de pagamento das empresas. Vamos destacar as principais mudanças e efeitos indiretos:

• Unificação de tributos e crédito fiscal: Com a reforma, tributos federais e estaduais como PIS, Cofins, ISS e ICMS serão gradualmente substituídos por dois novos tributos não cumulativos: a CBS (federal) e o IBS (estadual/municipal). Essa simplificação traz a possibilidade de aproveitar créditos tributários de insumos de forma mais ampla. No entanto, despesas com mão de obra (salários) não geram créditos – assim como já ocorria parcialmente no sistema antigo, agora no modelo IBS/CBS o gasto com folha de salários fica totalmente sem crédito a compensar. Isso significa, na prática, que a parcela do valor adicionado correspondente à remuneração de empregados será tributada pela alíquota cheia do IVA. Em setores intensivos em mão de obra, esse “custo tributário invisível” sobre a folha pode elevar significativamente as despesas e reduzir margens de lucro. Ou seja, mesmo sem aumentar impostos trabalhistas diretamente, a reforma encarece indiretamente a mão de obra ao tributar todo o valor gerado pelo trabalho.
• Desoneração da folha de pagamento prolongada: Nos últimos anos, diversos setores contam com a desoneração da folha, um regime que substitui a contribuição previdenciária patronal de 20% sobre os salários por uma alíquota reduzida sobre a receita bruta (instituído originalmente em 2011). A Reforma Tributária não aboliu de imediato esse benefício; ao contrário, a legislação complementar manteve a desoneração para 17 setores até 31/12/2027 – incluindo tecnologia da informação, transportes, construção civil, comunicação, entre outros. Isso garante um alívio temporário, reduzindo encargos de contratação nesses segmentos. Entretanto, trata-se de uma medida com prazo definido: a partir de 2028, caso não seja criado um novo regime permanente, haverá uma reoneração gradual dessas contribuições. Em outras palavras, empresas beneficiadas devem se preparar para um possível aumento de até 20% no custo da folha após o fim do benefício. Para os setores não abrangidos, nada muda de imediato – a contribuição patronal continua nos mesmos moldes (20% sobre a folha). Vale notar que o governo já sinalizou estudar uma redução mais ampla dos encargos sobre salários como complemento à reforma, justamente para compensar a maior tributação sobre serviços e incentivar a formalização. Mas até que novas medidas sejam aprovadas, os encargos previdenciários atuais permanecem, com alívio apenas nas atividades contempladas pela desoneração.
• Benefícios trabalhistas e créditos de IBS/CBS: Uma mudança importante está na forma de tributação e aproveitamento de créditos sobre os benefícios concedidos aos empregados, como vale-alimentação (VA), vale-refeição (VR), vale-transporte (VT) e planos de saúde. Pelas regras da reforma, a empresa só poderá aproveitar crédito de IBS/CBS sobre essas despesas se os benefícios estiverem previstos em instrumentos formais, como acordos ou convenções coletivas de trabalho. Ou seja, será necessário que tais benefícios constem em negociações sindicais (CCTs ou ACTs) para abater os tributos pagos na sua contratação. Caso contrário, gastos com benefícios serão considerados de uso pessoal do trabalhador e não gerarão crédito tributário – aumentando o custo efetivo dessas vantagens para o empregador. Isso traz dois impactos: (1) empresas terão de formalizar benefícios antes informais, negociando com sindicatos mesmo para itens já oferecidos voluntariamente, e (2) benefícios que não forem formalizados podem ficar até ~25% mais caros, já que a empresa arcará com o IBS/CBS incidente sem poder compensar. Setores com sindicatos atuantes (como bancário, metalúrgico etc.) talvez já tenham muitos benefícios padronizados em convenção; porém, em empresas menores ou setores sem tradição sindical, será necessário incluir até benefícios básicos nos acordos para não perder créditos. Essa mudança valoriza as negociações coletivas – um movimento contrário à Reforma Trabalhista de 2017 – e pode até representar um fôlego financeiro para sindicatos (que frequentemente cobram taxas assistenciais nas negociações). Do ponto de vista empresarial, aumenta a burocracia para conceder benefícios, exigindo planejamento antecipado: acordos têm vigência limitada e, se benefícios não constarem no acordo atual, não será possível recuperar créditos retroativamente quando o novo sistema entrar em vigor. Portanto, RH e DP devem revisar imediatamente a situação dos benefícios, formalizando-os adequadamente para minimizar perdas fiscais em 2026-2027.
• Obrigações acessórias e burocracia: Um dos objetivos declarados da reforma é simplificar a vida do contribuinte. Com menos tributos distintos (em vez de cinco tributos sobre consumo, serão dois), espera-se a longo prazo redução de obrigações acessórias e de complexidade no compliance tributário. Por exemplo, as notas fiscais passarão a destacar IBS e CBS separadamente, trazendo mais transparência sobre os impostos embutidos – e sistemas de apuração poderão unificar declarações antes enviadas separadamente para cada tributo. De fato, a premissa da Emenda Constitucional 132/2023 é um sistema mais simples, neutro e previsível. Entretanto, durante o período de transição (2026–2032) e implantação, é provável um aumento temporário da carga administrativa. Empresas terão que atualizar seus softwares de faturamento, adaptar o eSocial e ERPs, criar novas rotinas fiscais, treinar equipes e redobrar cuidados para não cometer erros na apuração dos novos tributos. Isso significa que, no curto prazo, os departamentos Fiscal, Contábil e de Pessoal trabalharão mais para ajustar sistemas e processos às mudanças – mas, superada a curva de aprendizado, a promessa é de um fluxo mais enxuto, com menos documentos e declarações redundantes. Pequenas empresas optantes do Simples Nacional continuarão apurando tributos de forma unificada no DAS durante a transição, sem precisar declarar IBS/CBS separadamente de imediato. Já no médio prazo, haverá a possibilidade de migração voluntária ao Simples “Híbrido”, em que a empresa do Simples paga IBS/CBS fora do DAS (podendo gerar créditos tributários) – opção que exigirá análise caso a caso. Importante: nada muda quanto às obrigações trabalhistas típicas (como envio de eventos ao eSocial, GFIP, RAIS etc. continuam existindo), mas a integração entre áreas será essencial para cumprir os novos requisitos fiscais sem descumprir normas trabalhistas.

Em resumo, a Reforma Tributária não altera a CLT ou as alíquotas de INSS/FGTS, mas gera efeitos econômicos e operacionais relevantes na gestão de pessoas e na folha. Custos de mão de obra podem subir ou descer conforme o setor e a estrutura de gastos; benefícios precisarão de maior formalização; e novas práticas de compliance surgem no horizonte. Cabe às empresas, especialmente aos setores de RH, Departamento Pessoal, Finanças e Fiscal, acompanhar de perto essa transformação para ajustar processos internos e evitar custos ocultos. No próximo tópico, veremos como esses ajustes se traduzem no dia a dia das empresas e quais estratégias podem ser adotadas para mitigar impactos.

Impactos práticos para as empresas

Como as mudanças tributárias se refletem na rotina e no bolso das empresas? A seguir listamos alguns impactos práticos que a Reforma Tributária pode trazer em termos de folha, regimes de contratação e custos trabalhistas:

• Folha mensal e custos de pessoal: No curto prazo, a folha de pagamento mensal não terá mudanças de cálculo – salários, 13º, férias e encargos continuam sendo apurados como antes, com as mesmas alíquotas de INSS, FGTS, etc. Contudo, empresas de setores beneficiados pela desoneração continuarão pagandomenos INSS patronal até 2027, aproveitando essa economia para investir ou contratar mais. Elas devem, porém, ficar atentas ao prazo final: caso não haja nova prorrogação ou um regime alternativo, a reoneração a partir de 2028 elevará consideravelmente o custo desses funcionários (por isso, planejamento é necessário desde já). Por outro lado, negócios não abrangidos pela desoneração não terão alívio imediato – ao contrário, se atuam em segmentos de serviços ou outros fortemente tributados pelo IBS/CBS, podem sentir uma pressão de custo: com a incidência de ~25% de IVA sobre seu valor adicionado, a empresa pode precisar rever salários futuros ou contratações para equilibrar as contas. Em termos práticos, espera-se um possível repasse parcial desse custo tributário adicional nos preços dos produtos/serviços; ainda assim, uma parte dele recairá internamente, reduzindo a margem disponível para folha de pagamento. Ou seja, a capacidade de conceder aumentos salariais, bônus ou mesmo manter o quadro de funcionários pode ficar limitada em certos setores devido à carga tributária maior sobre a atividade. Cada empresa terá um cenário diferente: algumas podem absorver o impacto melhor (especialmente se conseguirem muitos créditos de insumos), enquanto outras, com poucos créditos e muita mão de obra, enfrentarão aumento real dos tributos e necessidade de ajuste no orçamento de pessoal.

• Pró-labore e remuneração de sócios: Para os sócios e administradores, nada muda diretamente em relação ao pró-labore.A retirada de pró-labore continua sujeita aos mesmos encargos previdenciários (INSS patronal e contribuição individual) e Imposto de Renda na fonte, conforme as regras vigentes – a reforma do consumo não alterou isso. Assim, empresários devem continuar definindo um pró-labore adequado e recolhendo os encargos trabalhistas e previdenciários normalmente, mantendo as obrigações em dia. Porém, de forma indireta, pode haver reflexos estratégicos: com a possibilidade de maior carga tributária sobre a pessoa jurídica em alguns casos, o planejamento entre pró-labore vs. distribuição de lucros ganha ainda mais relevância. Atualmente, lucros distribuídos seguem isentos de IR para os sócios, enquanto o pró-labore é tributado – mas há propostas de reforma do Imposto de Renda (em debate no Congresso) que podem taxar dividendos e alterar essa equação. Por ora, no contexto da Reforma Tributária de consumo, a orientação é manter o pró-labore dentro de valores razoáveis (até para garantir cobertura previdenciária aos sócios) e observar a carga total da folha. Em empresas do Simples Nacional, o pró-labore continua integrado ao cálculo unificado do regime, sem perda de benefícios ou aumento de burocracia. Resumindo: nenhuma mudança imediata para pró-labore, mas vale incluir a remuneração dos sócios no planejamento tributário da empresa, aproveitando incentivos existentes (por exemplo, empresas de serviço no Simples podem usar o Fator R – se a folha for suficiente – para reduzir a alíquota de tributos de ~15% para ~6%, o que indiretamente estimula o pagamento via folha).
• Provisões trabalhistas e planejamento de encargos: Com um cenário tributário diferente a partir de 2026, as empresas precisam recalcular suas projeções de custos trabalhistas. Itens como provisão para 13º salário, férias e PLR continuarão obedecendo as regras da CLT, mas o custo futuro desses desembolsos pode aumentar caso os encargos sobre a folha subam (ex.: empresas atualmente desoneradas terão de provisionar um adicional de INSS patronal para o período pós-2027).Além disso, gastos com benefícios concedidos aos empregados poderão exigir reservas maiores, já que, como vimos, se não forem creditáveis poderão gerar despesa cheia (por exemplo, manter um vale-refeição de R$ 500 por funcionário custará à empresa não apenas os R$ 500, mas também o imposto sobre esse valor, se não houver crédito). Provisões orçamentárias da área de RH devem incluir essas variáveis tributárias. Em termos de compliance, nada muda nas obrigações de provisionamento contábil, mas é prudente envolver o time Contábil/Fiscal ao planejar folhas futuras – assim, todos os impostos e contribuições incidentes (atuais e potenciais) são considerados. Algumas empresas já estão realizando simulações para 2027-2028, de modo a estimar qual será o peso da folha sobre o faturamento no novo sistema tributário. Essa prática de forecast é recomendada para evitar surpresas e até ajustar políticas de remuneração com antecedência caso identifiquem um aumento considerável de carga. Por fim, no âmbito trabalhista, as provisões para eventuais passivos (ações judiciais, verbas rescisórias) também podem ser reavaliadas, considerando que um ambiente de custos mais altos às vezes leva a reestruturações ou reduções de quadro, o que pode implicar despesas de desligamento. Planejar-se para diferentes cenários garantirá mais previsibilidade – um dos pontos-chave que a reforma busca trazer, desde que a empresa faça sua parte em se antecipar.
• Terceirização e contratação via PJ: Uma consequência relevante – e polêmica – das mudanças é o potencial incentivo (financeiro) à terceirização de mão de obra e contratação de prestadores como pessoa jurídica (“pejotização”).Sob o regime atual, quando a empresa contrata um serviço terceirizado, os impostos embutidos na nota (ISS, PIS, Cofins) em geral não são recuperáveis integralmente, e o custo às vezes fica maior do que ter um empregado direto, dependendo do caso. Com o IBS/CBS, a lógica muda: a empresa contratante poderá tomar crédito dos tributos pagos na contratação de serviços de terceiros (desde que seja contribuinte do novo IVA). Isso significa que, do ponto de vista estritamente tributário, contratar via CNPJ pode se tornar mais vantajoso que contratar via CLT, pois o imposto incidente no serviço terceirizado seria abatido dos débitos de IBS/CBS da empresa contratante – enquanto os encargos de um empregado (INSS, FGTS etc.) não geram crédito algum. Em outras palavras, folha de pagamento CLT segue “onerada” e sem possibilidade de abatimento, ao passo que notas de prestadores PJ geram créditos. Esse diferencial certamente levará muitas empresas a reconsiderarem seu mix de contratação, aumentando a atratividade da terceirização em atividades-meio ou naquelas onde a figura do autônomo PJ é admitida. Entretanto, nem tudo são flores: primeiro, serviços prestados por optantes do Simples Nacional (ou MEI) podem não gerar crédito de IBS/CBS para o tomador, já que o Simples continua com tributação unificada e sem destaque de imposto (exceto se o prestador aderir ao regime híbrido voluntariamente). Além disso – e principalmente – persiste o risco trabalhista na pejotização indevida. A Reforma Tributária não altera a legislação trabalhista que define vínculo de emprego; logo, se uma empresa contratar um ex-empregado como PJ apenas para economizar impostos, permanece o risco de reconhecimento de vínculo e autuações. O próprio STF está analisando a licitude dessas contratações e suspendeu processos sobre o tema para dar um veredito unificado. Portanto, as empresas devem ter cautela: do ponto de vista financeiro, terceirizar serviços pode ficar mais atraente com a reforma (há quem fale em “incentivo financeiro” à pejotização), mas o risco jurídico trabalhista permanece o mesmo ou maior. Cada função deve ser analisada caso a caso, levando em conta a essencialidade da atividade, a subordinação, habitualidade e outros fatores que caracterizam relação de emprego. Em suma, podemos ver um aumento de terceirização em áreas não estratégicas ou especializadas – especialmente porque setores com mão de obra intensiva e carga tributária em alta (ex.: tecnologia, consultoria, marketing) buscarão saídas para reduzir custos. Porém, esse movimento precisa vir acompanhado de gestão de risco: contratos bem estruturados, respeito à legislação (por exemplo, não impor exclusividade nem horário fixo a prestadores autônomos) e monitoramento das mudanças legais (o STF pode impor novos critérios em breve). Se bem utilizada, a terceirização pode trazer eficiência e até permitir créditos fiscais, mas não deve ser vista como solução milagrosa – e sim como parte de um plano integrado de adequação tributária e trabalhista.
• Encargos trabalhistas e benefícios: Os encargos sociais obrigatórios (INSS, FGTS, 13º, férias, entre outros) continuam vigentes com as mesmas alíquotas e regras após a reforma, ou seja, não houve “redução de direitos” nem criação de novos tributos sobre a folha em si. No entanto, algumas despesas trabalhistas podem, sim, ficar mais caras indiretamente. Já comentamos o caso dos benefícios (VA, VR, VT, planos de saúde etc.) sem formalização sindical, que passarão a ter um custo tributário adicional se não forem creditados. Empresas que oferecem benefícios voluntários possivelmente reverão suas políticas: algumas podem optar por negociar todos os benefícios via sindicato (para manter créditos de IBS/CBS), enquanto outras talvez decidam monetizar parte dos benefícios em salário ou cortar benefícios não obrigatórios, caso se tornem onerosos demais. Essa decisão varia conforme a cultura da empresa e a negociação com funcionários, mas é certo que benefícios como vale-alimentação e assistência médica entram no radar financeiro com a reforma. Além disso, a carga total sobre a folha (salários + encargos) tende a ocupar uma fatia maior do custo tributário da empresa, dada a tributação do valor adicionado. Assim, despesas com pessoal que antes representavam, por exemplo, 40% do custo total de uma operação, podem passar a representar 50% ou mais na era pós-reforma – simplesmente porque os outros insumos terão créditos para abater impostos e a parcela de mão de obra não. Esse efeito contábil pressionará as empresas a buscar eficiências na gestão de pessoal. Algumas estratégias possíveis incluem: reorganizar jornadas e escalas para evitar horas extras excessivas (que elevam encargos), investir em capacitação e tecnologia para aumentar a produtividade por empregado (fazendo caber mais produção/receita na mesma folha), e usar dispositivos legais de otimização tributária trabalhista (por exemplo, programas de premiação e participação nos lucros, que se atendidos os critérios legais não sofrem incidência de INSS). Em síntese, os encargos trabalhistas não foram alterados pela lei, mas podem pesar mais no orçamento frente ao novo panorama. Cada empresa deverá avaliar se a reforma tornou seus custos de pessoal proporcionais mais altos e, em caso positivo, adotar medidas para balancear – seja ajustando preços, seja repensando benefícios, seja investindo em produtividade e planejamento tributário trabalhista.

Em conclusão desta seção, a Reforma Tributária traz impactos reais no dia a dia das empresas no tocante a folha e gestão de pessoas. Setores intensivos em mão de obra, como transporte, comércio, construção civil e serviços, tendem a sentir os efeitos com mais força. Isso pode significar desde contenção de gastos com pessoal, demissões ou mais terceirização em alguns casos, até eventuais ganhos de competitividade e formalização onde a carga reduzir ou simplificar. Cada empresa precisa analisar seu contexto: algumas mudanças podem tornar certas práticas mais caras e complexas, enquanto outras podem abrir caminho para maior eficiência e formalização. Nos tópicos seguintes, daremos orientações de como se preparar na prática para essas mudanças, bem como responderemos às principais dúvidas (FAQ) sobre reforma e folha de pagamento.

Orientações para as empresas se adequarem

Diante desse cenário de transformação tributária, as empresas não devem esperar passivamente – é hora de agir e ajustar processos para minimizar riscos e aproveitar oportunidades. Abaixo, listamos dicas práticas e ações recomendadas para que sua empresa atravesse a transição tributária com tranquilidade e sem sustos na folha de pagamento:

• Revisar os cálculos de encargos trabalhistas: Faça um pente-fino na composição da sua folha. Identifique quais verbas estão entrando na base de cálculo do INSS, FGTS e outros encargos e veja se tudo que está sendo tributado precisa realmente sê-lo. Existem pagamentos – como prêmios e bonificações por desempenho, ajudas de custo e diárias – que, se estruturados corretamente, podem ficar isentos de contribuição previdenciária conforme a legislação vigente. Avalie implementar ou reforçar programas de premiação, PLR (Participação nos Lucros) e outros incentivos que não incidem INSS, de forma a reduzir a carga sobre a folha sem infringir regras. Além disso, se sua empresa for de um dos 17 setores com desoneração até 2027, verifique se está aplicando a alíquota sobre receita corretamente e aproveitando ao máximo esse benefício temporário. E, independentemente do setor, já calcule o impacto de uma possível volta da alíquota cheia de 20% pós-2027 para não ser pego de surpresa. Em resumo: conhecer em detalhes cada encargo e buscar brechas legais para otimizar a carga trabalhista será um grande diferencial competitivo.
• Atualizar sistemas de folha e procedimentos: Garanta que seus sistemas de folha de pagamento, contabilidade e faturamento estejam preparados para as novidades. A partir de 2026, será preciso emitir notas fiscais com destaque de IBS e CBS, e a área de faturamento precisará estar alinhada com a de DP quando envolver refaturamento de despesas de pessoal ou benefícios. Verifique com seu fornecedor de software (ou equipe de TI) as atualizações necessárias no ERP e no sistema de folha/eSocial para incluir novos campos, códigos de tributos e cálculos diferenciados. Treine a equipe do Departamento Pessoal e Fiscal sobre as mudanças: por exemplo, como lançar um benefício em convênio coletivo para ter direito a crédito, ou como registrar corretamente um prestador PJ no sistema para aproveitar crédito de impostos. Novas rotinas fiscais serão implantadas gradualmente – tenha manuais atualizados e, se possível, realize testes e simulações no sistema antes das datas oficiais, para validar se tudo está batendo (cálculos de créditos de IBS, parametrização de notas, etc.). Considere que haverá custos de transição, como mencionamos (horas de consultoria de TI, adaptações de ERP, treinamento), então já provisione recursos e tempo para isso. Evite deixar para última hora: empresas que se adaptam cedo tendem a sofrer menos com multas ou erros. Finalmente, não se esqueça da documentação: novos tributos podem implicar novas obrigações acessórias (declarações periódicas de IBS/CBS) – mantenha um calendário fiscal integrado ao de obrigações trabalhistas, assegurando que nada seja esquecido.
• Realizar simulações e replanejar o orçamento: Use 2024-2025 como anos de preparação. Faça simulações de cenários tributários comparando a situação atual com a projeção para 2026 em diante. Por exemplo: se sua empresa é lucro presumido e hoje paga 3,65% de impostos federais (PIS/Cofins) sobre serviços, simule como ficaria pagando ~9% de CBS (alíquota cheia) com possibilidade de créditos. Calcule o efeito do IBS sobre suas vendas (se vende para consumidores finais, lembre-se que o imposto será “por fora”). Ao mesmo tempo, projete o peso da folha de pagamento nessas novas condições: qual será o percentual da receita consumido por salários + encargos? A carga aumentará, reduzirá ou ficará similar? Realize também comparativos entre custos de funcionários CLT vs. contratação PJ: veja se, considerando impostos e créditos, a segunda opção traria economia e em que magnitude – sempre ponderando o risco trabalhista envolvido. Para empresas beneficiadas pela desoneração da folha, simule dois cenários pós-2027: com prorrogação e sem prorrogação do regime, para dimensionar o impacto. Essas simulações servirão de base para replanejar o orçamento de 2024, 2025 e principalmente 2026-2027. Talvez seja necessário rever provisões, renegociar contratos de longo prazo considerando a variação tributária, ou ajustar expectativas de lucro. Quanto mais cedo forem feitas as contas, mais tempo a empresa terá para se adaptar estrategicamente – seja incorporando novos custos nos preços, seja investindo em ganho de eficiência. Lembre-se de envolver nesse exercício as áreas chave: Financeiro, Controladoria, RH/DP e Fiscal devem trabalhar juntas para validar premissas e resultados.
• Alinhar as áreas de RH, Fiscal e Contábil: A era da Reforma Tributária exige uma atuação multidisciplinar dentro das empresas. Assuntos antes tratados isoladamente – “imposto é com o Fiscal, folha é com o DP” – agora se entrelaçam. Por exemplo, definir se um benefício será concedido espontaneamente ou via acordo sindical impacta tanto o RH (política de benefícios e relações trabalhistas) quanto o Fiscal (direito a crédito de imposto). Da mesma forma, decidir entre contratar um empregado ou terceirizar envolve avaliação Jurídica/Trabalhista e Tributária simultaneamente. Portanto, forme grupos de trabalho internos ou comitês envolvendo profissionais de Departamento Pessoal, Jurídico Trabalhista, Tributário e Contabilidade para discutir as adaptações à reforma. Promova reuniões periódicas para acompanhar a regulamentação da EC 132/2023, identificar pontos de atenção e dividir tarefas (por exemplo, RH mapeia os benefícios concedidos; Jurídico analisa convenções coletivas; Fiscal estuda como creditar impostos; TI avalia sistemas). Essa integração é crucial para evitar lacunas – muitas empresas pecam por tratar o tema somente no departamento fiscal, sem perceber que a execução de grande parte das medidas está no RH (como negociar com sindicato, ajustar folha, etc.). Um time alinhado consegue respostas mais rápidas e soluções mais completas. Se sua empresa for pequena e não tiver departamentos separados, considere envolver sua assessoria contábil ou um consultor para ajudar a integrar essas visões. O importante é quebrar os silos e tratar a adequação à reforma como um projeto transversal na organização.
• Reforçar o planejamento tributário e trabalhista: Mais do que nunca, o sucesso empresarial vai depender de planejamento proativo. Aproveite para refinar o planejamento tributário da sua empresa, incorporando as mudanças. Isso inclui avaliar regimes de tributação alternativos (será que continuar no Lucro Presumido vale a pena ou migrar para Lucro Real/CBS daria mais créditos? E o Simples Nacional, continua vantajoso ou o regime híbrido renderia benefícios?), analisar a estrutura societária (por exemplo, micros e pequenas empresas podem cogitar abertura de filiais ou divisão de atividades para otimizar a tributação pelo Fator R) e estudar incentivos específicos da lei complementar da reforma – alguns segmentos estratégicos, como P&D, saúde, educação e segurança da informação, terão redução de até 60% na alíquota do IVA, então veja se há oportunidades para o seu negócio. No campo trabalhista, o planejamento também envolve gestão de pessoal inteligente: considerar planos de cargos e salários que privilegiem remuneração variável isenta de encargos (dentro do permitido), opções de jornada e banco de horas para controlar custos extras, e políticas de benefícios bem estruturadas para maximizar a satisfação dos colaboradores sem onerar demais a empresa. Mantenha um olhar atento às alterações legais em curso: por exemplo, discute-se no legislativo um programa permanente de desoneração ampla da folha (que, se aprovado, beneficiaria todas as empresas). Outro ponto é a possível Reforma do Imposto de Renda em 2025, que pode tributar lucros e afetar decisões como pagar pró-labore vs. dividendos. Tudo isso deve entrar no radar do planejamento tributário anual. Se necessário, busque consultoria especializada – profissionais de contabilidade e direito tributário trabalhista poderão identificar oportunidades de economia e apontar armadilhas a evitar. Lembre-se: cada decisão tomada agora (renovar um acordo coletivo, firmar um contrato de PJ, escolher um regime fiscal) terá reflexos nos próximos anos. Planejar com antecedência é garantir segurança, eficiência e previsibilidade para o seu negócio, mesmo em meio a tantas novidades.
• Manter-se informado e capacitar a equipe: As regras da Reforma Tributária ainda estão em evolução – a EC 132/2023 já foi aprovada, mas muita coisa depende de leis complementares, regulamentações e possíveis ajustes. A própria implementação será faseada até 2032. Por isso, acompanhe de perto as notícias e publicações oficiais. Consulte fontes confiáveis (sites do Governo, portais especializados, consultorias) para saber de atualizações, prazos e detalhes técnicos. Oriente sua equipe a fazer o mesmo: promova treinamentos internos ou externos para atualizar o pessoal de RH, DP e Financeiro sobre as mudanças (por exemplo, cursos sobre o novo sistema IBS/CBS, workshops sobre negociação coletiva de benefícios, etc.). Invista na capacitação em eSocial e DCTFWeb, pois qualquer alteração tributária pode refletir nesses sistemas de declaração. Participar de eventos, webinars e grupos de discussão sobre a reforma também ajuda a trocar experiências com outras empresas e especialistas – muitas soluções práticas surgem dessas interações. Por fim, conte com o apoio de sua assessoria contábil/fiscal: mantenha um diálogo próximo com seu escritório de contabilidade ou consultor tributário, repassando a eles as particularidades do seu quadro de funcionários e tirando dúvidas. Informação atualizada e equipe bem treinada são a melhor defesa contra erros na folha de pagamento durante a transição. A reforma traz complexidade adicional agora, mas com conhecimento e preparação, sua empresa pode não apenas evitar problemas, como encontrar maneiras de otimizar processos e reduzir custos frente ao novo cenário.

Seguindo essas orientações, as empresas estarão mais bem equipadas para navegar pelas mudanças trazidas pela Reforma Tributária, evitando erros na folha e transformando o que poderia ser um transtorno em oportunidade de modernização. No próximo tópico, reunimos as principais dúvidas que empresários e profissionais de RH/DP têm manifestado – e suas respostas objetivas – para consolidar ainda mais o entendimento do tema.

Perguntas Frequentes (FAQ)

A Reforma Tributária muda a contribuição sobre a folha?

Resposta: Não diretamente. A contribuição previdenciária patronal (20% sobre a folha de pagamento) permanece com a mesma alíquota e regras após a reforma, para praticamente todas as empresas. A Emenda Constitucional nº 132/2023 não incluiu nenhuma alteração específica na cobrança de INSS patronal ou FGTS. O que houve foi a manutenção temporária da desoneração da folha para 17 setores até 2027, permitindo que essas atividades continuem recolhendo a contribuição sobre a receita bruta em vez de sobre os salários. Fora esses setores, as demais empresas continuam pagando os mesmos 20% de INSS patronal como antes. Vale destacar que o governo tem discutido a possibilidade de uma “destributação” do salário – ou seja, reduzir encargos sobre o trabalho e compensar com outro tributo – mas até o momento isso não foi implementado. Portanto, não houve mudança imediata na contribuição sobre a folha de pagamento. No futuro, se alguma nova lei for aprovada (por exemplo, instituindo contribuição previdenciária sobre o faturamento para todos os setores), aí sim essa dinâmica poderá mudar, mas qualquer alteração assim exigirá nova legislação. Por enquanto, mantenha os recolhimentos de INSS e demais encargos trabalhistas normalmente e fique atento às notícias de eventuais projetos de “desoneração ampla” em tramitação.

Os encargos trabalhistas ficam mais caros com a reforma?

Resposta: Depende do ponto de vista. Em termos legais, não – os percentuais de encargos como INSS, FGTS, 13º salário, férias e outros não foram aumentados pela Reforma Tributária. Uma empresa continuará pagando os mesmos 28%–30% sobre a folha (aproximadamente, somando INSS, FGTS etc.) que já pagava antes, e os direitos dos trabalhadores seguem intactos. No entanto, há impactos indiretos que podem encarecer a mão de obra. Por exemplo, se a sua empresa estava beneficiada pela desoneração da folha e a perder em 2028, haverá um salto de custo (voltando a pagar 20% de INSS patronal) – o que na prática torna os encargos mais caros para essa empresa específica. Além disso, a tributação pelo IBS/CBS sem crédito sobre a folha significa que, em setores de serviço, a parte do preço correspondente ao trabalho será tributada pela alíquota cheia do IVA (cerca de 25%), sem abatimento Isso pode ser visto como uma oneração indireta do trabalho: não é um encargo trabalhista tradicional, mas na prática encarece o custo de empregar (pois o empresário paga mais imposto sobre o valor gerado pelo empregado). Outro ponto: benefícios concedidos aos funcionários podem ficar mais caros se não gerarem crédito de IBS/CBS – por exemplo, um plano de saúde empresarial sem amparo em acordo coletivo terá tributo não recuperável, elevando seu custo em até 25%. Assim, embora a legislação trabalhista não tenha sofrido acréscimo de encargos, o custo total de manter um funcionário formal pode aumentar para muitas empresas, seja pela perda de créditos tributários ou por fim de incentivos. Por fim, vale notar que a reforma trouxe também algumas reduções indiretas de custo em certos casos: a simplificação tributária deve diminuir gastos com compliance e melhorar o ambiente de negócios, o que no longo prazo pode aliviar a pressão sobre folha (por exemplo, se a economia crescer mais, a carga relativa de impostos diminui). Mas de forma objetiva, prepare-se para um aumento de custo de pessoal em atividades intensivas em mão de obra, especialmente a partir de 2026, e planeje-se para mitigar esse efeito via planejamento tributário e eficiência operacional.

Como ficam benefícios como VA, VR e VT para os funcionários?

Resposta: Os benefícios em si continuam podendo ser oferecidos normalmente – não houve nenhuma proibição ou mudança trabalhista direta em vale-alimentação (VA), vale-refeição (VR), vale-transporte (VT) ou planos de saúde. A grande mudança está na recuperação de impostos sobre esses benefícios para a empresa. No novo modelo, despesas com benefícios só darão crédito de IBS/CBS se o benefício for previsto em convenção ou acordo coletivo de trabalho da categoria. Isso significa que, para a empresa não arcar com o imposto sobre, por exemplo, o vale-refeição que compra para os funcionários, esse VR precisa estar formalizado no acordo sindical da categoria. Caso esteja formalizado, a empresa paga o IBS/CBS na compra do benefício (por exemplo, na fatura da operadora de vale) mas depois credita esse valor contra impostos devidos – o efeito líquido é que o imposto não pesa no custo do benefício. Caso não esteja formalizado, a empresa paga o IBS/CBS e não consegue creditar – na prática, desembolsa o valor do benefício mais ~25% de imposto, encarecendo a conta. Em resumo: VA, VR, VT e similares continuam existindo, porém podem custar mais para o empregador se não forem incluídos em acordo coletivo. A tendência é que empresas que já concedem esses benefícios passem a negociá-los com sindicatos, incorporando-os aos instrumentos coletivos para não perder créditos. Para o funcionário, não há mudança imediata (ele continua recebendo o VA/VR/VT se a empresa já oferecia), mas pode ocorrer de algumas empresas ajustarem suas políticas: negócios menores, sem sindicato forte, podem achar burocrático negociar e talvez optem por reduzir benefícios voluntários ou converter em salário. Já empresas que valorizam esses benefícios provavelmente vão formalizá-los via sindicato para manter a vantagem fiscal e continuar oferecendo-os sem aumento de custo. Importante frisar: vale-transporte permanece obrigatório nos termos da lei (e a lei do VT não muda com a reforma), assim como vale-alimentação para empresas inscritas em programas específicos (ex.: PAT) continua com isenção de encargos trabalhistas. A diferença agora é na esfera dos impostos sobre consumo, que exigirá essa atenção extra. Portanto, para que VA, VR, VT e planos de saúde não fiquem mais onerosos, o caminho é ajustar a documentação via acordos coletivos. Funcionários podem ficar tranquilos que esses benefícios não foram eliminados – o que muda é a forma de tratá-los na contabilidade da empresa.

MEI, PJ e terceirização são impactados pela Reforma?

Resposta: De certa forma, sim. Começando pelo MEI (Microempreendedor Individual): não houve mudança direta no regime do MEI na Reforma Tributária. O MEI continua pagando seus valores fixos mensais (que incluem INSS, ISS e ICMS reduzidos) e não será obrigado a recolher IBS ou CBS separadamente. Inclusive, durante a transição (2026-2032), MEIs e empresas do Simples Nacional não precisarão informar IBS/CBS em separado – o sistema do Simples permanecerá praticamente igual para eles, ao menos até a fase final da implementação. Portanto, para quem é MEI prestador de serviço ou comerciante, nada muda no curto prazo em termos de emissão de notas ou impostos de folha. Já para as empresas que contratam MEIs ou autônomos PJ, a mudança é indireta: quando você contrata um PJ (pessoa jurídica) para prestar serviço, a nota fiscal dele a partir de 2026 poderá vir com IBS/CBS destacados (dependendo do regime dele), e sua empresa poderá usar esses valores como crédito tributário. Isso torna a contratação de PJs potencialmente mais atrativa financeiramente do que hoje, pois reduzirá sua carga de impostos sobre consumo. Portanto, a terceirização via PJ tende a aumentar em alguns setores – esse é o impacto mais notável. Empresas de serviços que antes tinham muitos funcionários CLT podem considerar terceirizar partes do trabalho para fornecedores PJ, especialmente se esses fornecedores não estiverem no Simples (pois assim geram créditos de imposto para quem contrata). Por exemplo, uma empresa pode substituir uma equipe interna de limpeza por uma firma terceirizada: a nota da firma terá IBS, a contratante credita esse IBS, e não tem mais encargos trabalhistas diretos com aquela equipe – é vantajoso financeiramente em tese. Porém, deve-se ter muito cuidado: a Reforma Tributária não muda as leis trabalhistas sobre vínculo empregatício. A contratação de PJ que mascare relação de emprego continua ilegal. O STF está analisando a questão da pejotização e pode endurecer a jurisprudência em breve. Ou seja, o incentivo financeiro existe, mas o risco jurídico também. Cada empresa precisará avaliar se vale a pena e como fazer de modo seguro (geralmente terceirizando atividades não-fins, contratando empresas realmente estruturadas, etc.). Em resumo: MEIs e pequenos negócios do Simples não sofrem mudanças imediatas nos seus impostos, mas podem se beneficiar indiretamente se prestarem serviços para empresas maiores (pois poderão ganhar mais clientes interessados em tomar créditos tributários). Para as empresas contratantes, PJ e terceirização se tornam alternativas mais viáveis economicamente, sim – mas que devem ser usadas com critério para não incorrer em passivos trabalhistas. É recomendável assessoria jurídica ao planejar substituir CLTs por PJs, mesmo com o alívio tributário, para não trocar um problema por outro.

O que muda para o pró-labore dos sócios com a reforma?

Resposta: Praticamente nada mudou para o pró-labore com a Reforma Tributária do consumo. O pró-labore – que é a remuneração fixa paga aos sócios administradores pelo trabalho que exercem na empresa – continua sujeito às mesmas regras de antes: deve ser registrado na folha de pagamento, tem incidência de INSS (tanto a parte do sócio de 11% quanto a parte patronal de 20%, exceto no caso de optantes pela desoneração onde a patronal é sobre a receita) e recolhimento de Imposto de Renda retido na fonte conforme a tabela mensal. A reforma não alterou isso. Então, os sócios devem continuar retirando pró-labore e recolhendo os encargos normalmente, até porque é importante para fins previdenciários (contar tempo para aposentadoria etc.). Inclusive, no caso de empresas do Simples Nacional, nada muda: o pró-labore permanece integrado ao DAS (Documento de Arrecadação do Simples), recolhendo INSS dentro daquele percentual unificado, como sempre foi. A pergunta surge porque alguns esperavam que a reforma reduzisse encargos trabalhistas – o que poderia incluir o pró-labore – mas isso não ocorreu de imediato. O que podemos mencionar é que existe um debate em andamento sobre a Reforma do Imposto de Renda (separada da do consumo) que possivelmente será votada em 2025; essa sim pode afetar pró-labore indiretamente ao tributar dividendos e talvez mexer em alíquotas de Pessoa Física, mas por ora é só especulação. Portanto, continue com as práticas atuais de pró-labore: mantenha um valor adequado e comprovável, faça os recolhimentos e informe no eSocial normalmente. Se a sua empresa estava desonerando a folha, continue aplicando a contribuição substitutiva sobre a receita até 2027 – isso inclui o pró-labore, que também entra na base de cálculo substitutiva nesses setores. E fique atento a novidades futuras, mas até segunda ordem, pró-labore não teve mudança pela Reforma Tributária. Em termos de planejamento: muitos empresários aproveitam o fato de que distribuição de lucros é isenta para minimizar pró-labore e maximizar retirada via lucros. Essa estratégia continua válida enquanto a lei permitir, mas lembre-se de manter um pró-labore compatível com suas funções, para não ter problemas trabalhistas/fiscais. No balanço geral, mantenha o curso no tocante ao pró-labore.

Como posso me preparar para evitar erros na folha de pagamento devido à reforma?

Resposta: Para evitar erros e contratempos na gestão da folha durante a transição tributária, o melhor remédio é a preparação antecipada. Algumas medidas práticas que você pode adotar já: 1) Informe-se e capacite-se – acompanhe as regulamentações da reforma, participe de cursos ou webinars sobre IBS/CBS e seus impactos trabalhistas, e mantenha sua equipe (RH, DP, Financeiro) atualizada sobre as mudanças. 2) Reveja seus processos internos – avalie desde já como a reforma afeta cada rotina do DP: admissão, demissão, benefícios, negociação sindical, emissão de notas de serviço etc. Por exemplo, se sua folha contempla benefícios não obrigatórios, já planeje incluir nas próximas convenções coletivas; se você reembolsa despesas, verifique como destacar impostos nelas. 3) Atualize sistemas e cadastros – garanta que seu software de folha/eSocial esteja pronto para novos códigos ou campos (especialmente referente a tributação de benefícios). A fase de teste (2025-2026) é ideal para implementar patches e evitar falhas quando valer para valer. 4) Faça simulações e auditorias internas – simule manualmente ou em planilhas a apuração da folha considerando os novos cenários de impostos. Cheque se a contabilização dos créditos de IBS/CBS sobre insumos está batendo, se um determinado benefício concedido terá ou não crédito. Identifique possíveis pontos de conflito entre áreas – por exemplo, Fiscal espera crédito de algo que o RH não formalizou – e corrija antes que gere perda financeira. 5) Conte com apoio especializado – envolver sua contabilidade, um advogado trabalhista ou uma consultoria tributária pode ajudar a enxergar detalhes que passem despercebidos. Esses especialistas podem realizar uma “revisão preventiva” da folha apontando o que pode dar problema (por exemplo, verbas lançadas de forma errada, benefícios não formalizados, contratados PJ com risco, etc.). 6) Integre departamentos – como dito, crie uma comunicação direta entre quem cuida dos tributos e quem cuida da folha. Assim, qualquer divergência de entendimento será resolvida em conjunto e não redundará em erro na declaração ou no pagamento. 7) Acompanhe o eSocial e demais obrigações – até o momento, o eSocial não teve mudanças anunciadas por conta da reforma, mas é provável que surjam updates (por exemplo, para indicar se a empresa optou pelo regime híbrido do Simples, ou para informar tributos sobre benefícios). Esteja pronto para adaptar eventos no eSocial ou na DCTF se necessário. Em suma, antecipação é fundamental. Empresas que deixam para olhar a folha na última hora correm risco de pagar impostos a mais (por falta de crédito), ou até ser autuadas por descumprir alguma nova exigência. Se você seguir os passos acima – informação, revisão de processos, atualização de sistemas, simulações e consultoria – estará no caminho certo para não errar na folha de pagamento durante a Reforma Tributária, mantendo sua empresa em conformidade e seus colaboradores recebendo tudo corretamente.

Conclusão

A Reforma Tributária inaugura uma nova era para a tributação no Brasil, e suas repercussões vão além do âmbito estritamente fiscal – elas chegam até a folha de pagamento e a gestão de pessoas nas empresas. Adaptar-se a essas mudanças é um desafio inevitável, mas também pode ser uma oportunidade de evolução. Com planejamento cuidadoso, é possível transformar um cenário potencialmente adverso (aumento de carga em alguns pontos, novas obrigações) em melhorias de processos e otimização de custos no longo prazo.

Nessa jornada, contar com parceiros estratégicos faz toda a diferença. A CLM Controller se posiciona como uma aliada valiosa para as empresas que buscam navegar com segurança por esse mar de mudanças. Especializada em folha de pagamento, planejamento tributário e compliance, a CLM possui a expertise necessária para orientar negócios de todos os portes na adaptação às novas regras. Desde a revisão dos cálculos trabalhistas, passando pela atualização de sistemas e integração das áreas, até o desenho de estratégias tributárias eficientes, a equipe da CLM está pronta para oferecer suporte completo.

Com a ajuda da CLM Controller, sua empresa pode implementar as mudanças da Reforma Tributária com segurança, eficiência e previsibilidade. Isso significa evitar erros custosos na folha, aproveitar benefícios fiscais disponíveis e garantir que você esteja sempre em dia com as obrigações – tudo isso sem perder o foco em seu core business. Em tempos de transformações profundas, ter ao lado uma consultoria confiável e experiente traz tranquilidade e resultados concretos.

Entre em contato com a CLM Controller e descubra como podemos apoiar seu negócio. Quer você precise de ajuda para recalcular seus encargos, renegociar benefícios via sindicato ou simplesmente queira uma avaliação do impacto da reforma na sua empresa, estamos prontos para entregar soluções sob medida. Lembre-se: empresas bem preparadas não só evitam problemas, como saem na frente da concorrência. Com a parceria certa, a Reforma Tributária deixa de ser um obstáculo e se torna um catalisador de crescimento sustentado. Conte com a CLM Controller para guiá-lo rumo a um futuro tributário mais simples e seguro.