Como a tributação sobre dividendos afeta a folha de pagamento das empresas?
Explicação técnica simplificada da nova tributação
Para financiar ajustes no Imposto de Renda e tornar o sistema mais justo, o governo federal aprovou em 2025 uma lei que cria um imposto sobre lucros e dividendos. Em termos simples, isso significa que parte dos dividendos pagos aos sócios passará a ser retida como imposto. Atualmente, dividendos pagos a pessoas físicas continuam isentos até o fim de 2025, mas a partir de 2026 haverá um Imposto de Renda Retido na Fonte (IRRF) de 10% sobre dividendos que excederem R$ 50 mil por mês por cada empresa. Ou seja, a empresa que distribuir lucros acima desse limite deverá reter 10% do valor excedente e recolher aos cofres públicos.
Os primeiros R$ 50 mil mensais pagos por cada fonte continuam isentos – na prática, pequenos e médios empresários que retiram dividendos modestos provavelmente não serão tributados, enquanto os sócios que recebem dividendos altos verão cobrança sobre a parcela que ultrapassar o teto de isenção.
Essa mudança faz parte de um pacote de reforma do Imposto de Renda. Junto com a tributação de dividendos, foi aprovada uma tabela progressiva mais favorável para salários (isenção até R$ 5 mil mensais) e a criação de um imposto de renda mínimo para altas rendas. Esse imposto mínimo garante que quem ganha acima de R$ 600 mil por ano (somando todas as fontes) pague pelo menos cerca de 10% de IR efetivo. Como muitos empresários e investidores de alto rendimento historicamente pagavam pouco IR (pois grande parte de seus ganhos vinha de dividendos isentos), agora haverá um ajuste: se ao final do ano a alíquota efetiva da pessoa for inferior a 10%, a diferença será cobrada na Declaração anual. Em resumo, a intenção do governo é isentar os ganhos mais baixos e cobrar um pouco mais de quem tem rendas elevadas e, até então, muito favorecidas pela isenção de lucros.
Outra novidade importante é a regra de transição para lucros já existentes. Dividendos relativos a lucros apurados até o fim de 2025 continuarão isentos, desde que a distribuição seja aprovada formalmente até 31/12/2025. Isso significa que empresas com reservas de lucros acumulados têm a chance de distribuir esses valores (ou pelo menos documentar essa intenção) antes do ano acabar, garantindo isenção mesmo se o pagamento aos sócios ocorrer em 2026 ou nos anos seguintes. Lucros antigos não aprovados até essa data perderão a isenção e, se distribuídos depois, sofrerão a retenção de 10% normalmente. Portanto, muitos empresários estão se movimentando para antecipar a distribuição de lucros antes da virada do ano, evitando a nova cobrança. Essa medida preventiva é um exemplo de como planejamento tributário pode fazer diferença no caixa dos sócios.
Impactos práticos na folha de pagamento da empresa
Agora, o que tudo isso significa na prática para a folha de pagamento e as obrigações trabalhistas da sua empresa? Em primeiro lugar, é importante notar que a tributação de dividendos não incide sobre salários ou pró-labore, e sim sobre a distribuição de lucros aos sócios. Ou seja, os contracheques dos funcionários (salários) não sofrerão nenhum desconto novo relacionado a dividendos – eles já seguem a tabela normal do IR e contribuições do INSS, que inclusive terá isenção maior (5 mil reais) beneficiando os empregados de renda mais baixa. O impacto recai principalmente sobre a forma como os sócios retiram dinheiro da empresa e sobre os processos internos de compliance tributário.
Para as empresas, haverá novas obrigações de retenção e recolhimento. Assim como já acontece com o IRRF sobre os salários dos empregados, a partir de 2026 as empresas terão de reter 10% dos dividendos pagos que ultrapassarem o limite mensal isento e recolher esse valor à Receita Federal. Na prática, a área financeira/contábil (ou o BPO de folha de pagamento contratado) precisará controlar os valores de dividendos distribuídos a cada sócio por mês e calcular corretamente o imposto quando aplicável. Isso adiciona uma etapa a mais no processo de fechamento da folha ou de distribuição de resultados: será necessário emitir a guia de IRRF correspondente aos dividendos tributados, semelhante ao que já se faz com a Guia de INSS e DARF de IR dos salários. Portanto, do ponto de vista operacional, é fundamental adequar os sistemas e orientações junto à contabilidade para incluir esse procedimento a partir de janeiro.
Outro impacto importante está na estratégia de remuneração dos sócios-administradores. Muitos empresários optavam por um pró-labore bem baixo (apenas o mínimo necessário) e retiravam a maior parte de seus ganhos como dividendos, justamente porque estes eram isentos de impostos e contribuições. Com a tributação sobre dividendos, essa estratégia precisa ser reavaliada. Embora a carga sobre dividendos (10% na fonte, acima do teto) ainda seja menor do que a de um pró-labore alto sujeito à faixa máxima de 27,5% de IR, a diferença diminuiu. Exemplo: um sócio que retira R$ 30 mil/mês via pró-labore acabava recebendo cerca de R$ 23 mil líquidos após impostos e INSS, enquanto os mesmos R$ 30 mil via dividendos rendiam R$ 30 mil líquidos (zero de descontos).
Com a nova regra, se ele retirar R$ 30 mil em dividendos mensais (supondo que já tenha ultrapassado o limite isento em outro pagamento naquele mês), poderá haver um desconto de até R$ 3 mil de imposto (10%), resultando em R$ 27 mil líquidos – ainda vantajoso em relação ao pró-labore, mas menos do que antes.
Ou seja, os sócios continuam tendo incentivo para receber lucros, porém agora existe um custo fiscal moderado que não pode ser ignorado.
Diante disso, as empresas devem ficar atentas para manter o equilíbrio entre pró-labore e dividendos. É crucial lembrar que o pró-labore dos sócios que efetivamente trabalham na empresa é obrigatório por lei (Lei 8.212/91, art. 12) e deve ser pago assim que a empresa possui faturamento, independentemente de apuração de lucro. Além disso, a legislação exige que o pró-labore não seja inferior a um salário mínimo vigente. Ou seja, não é permitido ter sócios administradores recebendo zero de salário e tirando tudo como dividendo – essa prática sempre foi irregular, embora alguns a adotassem. Com a nova fiscalização em torno dos dividendos, é possível que haja também uma atenção maior do Fisco para identificar distribuições disfarçadas de lucros. Se a empresa distribuir valores sem ter lucro contábil que os sustente (por exemplo, antecipar “dividendos” em um ano de prejuízo ou muito além do lucro apurado), a Receita Federal pode requalificar esses pagamentos como pró-labore, cobrando todos os impostos e contribuições devidos retroativamente. Em suma, cumprir as obrigações trabalhistas e fiscais de forma rigorosa se torna ainda mais importante: pagar um pró-labore justo aos sócios que trabalham, registrar tudo na contabilidade e distribuir lucros dentro das regras e da lucratividade real da empresa. Assim, a folha de pagamento – entendida como o conjunto das remunerações, seja de funcionários ou dos sócios – deve ser ajustada para refletir essas exigências, evitando problemas futuros.
Dicas para empresários se adaptarem à nova realidade
Diante das mudanças na tributação de dividendos, listamos aqui algumas dicas práticas para os empresários e gestores adaptarem sua empresa, minimizando impactos e mantendo-se em conformidade:
- Revisão do pró-labore: Avalie o valor do pró-labore dos sócios administradores da sua empresa. Garanta que ele esteja em conformidade com a lei (pelo menos o salário mínimo vigente) e compatível com as funções desempenhadas. Se você vinha praticando um pró-labore simbolicamente baixo apenas para fugir de impostos, cuidado: além de infringir a legislação previdenciária, isso pode chamar atenção do Fisco. Considere ajustar o pró-labore para um patamar razoável – ele conta como despesa dedutível para a empresa e assegura benefícios previdenciários aos sócios (como aposentadoria e auxílio-doença) em troca da contribuição ao INSS. Equilibrar pró-labore e dividendos de forma planejada é o caminho mais seguro.
- Planejamento tributário: Faça um planejamento tributário para os próximos anos considerando as novas regras. Isso inclui decidir quando e quanto distribuir de dividendos. Se sua empresa tem lucros acumulados de anos anteriores, avalie com sua contabilidade a possibilidade de formalizar a distribuição desses lucros ainda em 2025 para aproveitar a isenção total
- . Para 2026 em diante, planeje as retiradas de modo a utilizar ao máximo o teto mensal de isenção (por exemplo, distribuir lucros mensalmente até R$ 50 mil por sócio em vez de fazer uma grande distribuição de uma vez). Lembre-se de que o limite de R$ 50 mil é por fonte pagadora – caso você tenha mais de uma empresa, cada uma tem seu próprio teto. Outra estratégia possível é reinvestir parte dos lucros no crescimento do negócio, reduzindo a quantia distribuída e, consequentemente, o imposto retido. Cada caso é único, por isso simule cenários com ajuda especializada para optar pelo formato mais eficiente de remuneração dos sócios dentro da lei.
- Acompanhamento contábil especializado: Mantenha-se próximo de profissionais de contabilidade e consultoria tributária de confiança para navegar por essas mudanças. Novas obrigações fiscais podem gerar dúvidas, e contar com orientação especializada garante que você não cometa erros. Uma assessoria experiente – como a Consultoria Tributária da CLM Controller – poderá alertá-lo sobre detalhes importantes, como prazos de recolhimento do novo imposto, forma de declarar os dividendos tributados na DIRF/Declaração de Imposto de Renda, e oportunidades de economia fiscal legítima. Além disso, consultores podem ajudar a recalcular o mix ideal entre pró-labore e dividendos para sua realidade, visando reduzir a carga tributária total dentro dos limites legais. O acompanhamento contínuo evita surpresas e mantém sua empresa sempre em dia com o Fisco, prevenindo multas e autuações.
- Ajustes no BPO de folha de pagamento: Se sua folha de pagamento é terceirizada (BPO), converse com a empresa prestadora do serviço – por exemplo, a CLM Controller oferece BPO de Folha de Pagamento – sobre as adequações necessárias. Certifique-se de que eles estão preparados para calcular e reter o IR sobre dividendos quando for aplicável, integrando esse processo ao fluxo normal da folha/financeiro. Caso você ainda faça internamente, considere a terceirização: um bom outsourcing de folha já vem com equipes treinadas e sistemas atualizados para lidar com mudanças legais, garantindo conformidade automática. Com os especialistas cuidando dos cálculos complexos e obrigações acessórias, você ganha tranquilidade para focar no core do seu negócio. Em suma, ajuste contratos e procedimentos do BPO para incluir o controle de distribuição de lucros e evitar qualquer lapso no recolhimento desse novo imposto.
Vale reforçar que a CLM Controller pode ser uma parceira estratégica valiosa nesse processo de adaptação. Com serviços de BPO de Folha e Consultoria Tributária, a CLM atua para manter sua empresa em conformidade total – desde o correto pagamento de pró-labore e encargos trabalhistas até o planejamento fiscal para redução de impactos como a nova tributação de dividendos. Contar com esse suporte especializado significa ter a segurança de que você está seguindo as melhores práticas e as normas atualizadas, evitando prejuízos e otimizando resultados.
Perguntas Frequentes (FAQ)
Dividendos e pró-labore são a mesma coisa?
Não. Pró-labore é a remuneração pelo trabalho dos sócios que atuam na administração da empresa – é como um “salário” do dono, sujeito a INSS e Imposto de Renda tal qual o salário de um empregado. Já os dividendos (ou lucros distribuídos) são a parcela do lucro da empresa que é repassada aos sócios como retorno do capital investido, proporcional à participação de cada um. Os dividendos só podem ser pagos se a empresa tiver lucro acumulado e, tradicionalmente, não eram tributados nem sofriam encargos previdenciários (graças à Lei 9.249/95). Em resumo, pró-labore paga-se pelo trabalho (independe de lucro e tem encargos trabalhistas/fiscais), enquanto dividendos pagam-se pelo resultado do negócio (dependem do lucro e até 2025 eram isentos de impostos para a pessoa física). São pagamentos distintos e com tratamentos tributários diferentes – e a legislação exige que sócios que trabalhem tenham pró-labore, mesmo que também recebam dividendos.
O que muda com a nova tributação?
A partir de 2026, entra em vigor uma tributação sobre dividendos distribuídos a pessoas físicas. Pela nova regra, os valores que um sócio receber acima de R$ 50 mil em dividendos por mês, de uma mesma empresa, terão retenção de 10% de Imposto de Renda na fonte. A empresa ficará responsável por reter e recolher esse imposto ao pagar os dividendos. Até então, qualquer quantia de lucro distribuído era totalmente isenta para o sócio, então essa mudança representa o fim da isenção irrestrita que vigorou por cerca de três décadas. É importante destacar que apenas a parte que exceder os R$ 50 mil mensais será tributada – por exemplo, se um sócio receber R$ 80 mil de dividendos em certo mês de uma empresa, R$ 50 mil são isentos e R$ 30 mil sofrem 10% de IR (ou seja, R$ 3 mil de imposto). Dividendos abaixo do limite continuam livres de imposto. Além disso, investidores estrangeiros que recebiam lucros do Brasil, antes isentos, também passarão a pagar 10% na fonte. Outra mudança atrelada é a criação de um imposto mínimo para altas rendas: no ajuste anual do IR, quem tem renda total acima de R$ 600 mil/ano deverá garantir uma tributação efetiva de ~10%, somando-se aí os dividendos antes isentos. Na prática, isso impede que pessoas de altíssima renda continuem com alíquotas efetivas muito baixas. Em resumo, muda principalmente para os sócios que retiram grandes valores em dividendos – para eles haverá um imposto novo – enquanto para quem retira valores modestos, pouca coisa muda imediatamente (mas é bom ficar atento às obrigações e registros, pois a fiscalização aumenta).
Quem paga mais impostos com a nova regra?
Os principais impactados serão os sócios e acionistas que recebem altos valores em dividendos. Esses passarão a pagar mais imposto do que antes, já que antes pagavam zero sobre os lucros distribuídos e agora pagarão 10% sobre a porção que exceder R$ 50 mil por mês. Em outras palavras, empresários com lucros elevados sentirão aumento na carga tributária pessoal. Por exemplo, um proprietário que todo mês distribuía R$ 100 mil de lucro para si próprio não recolhia nada de IR; agora, terá de recolher cerca de R$ 5 mil de imposto por mês nessa situação. Já os empresários menores, que distribuem valores abaixo do teto mensal (ex.: R$ 10 mil, R$ 20 mil/mês), continuam isentos e, portanto, não pagarão mais imposto do que antes. Vale mencionar que essa medida foi desenhada para atingir um grupo relativamente pequeno de contribuintes de alta renda – estimados em cerca de 140 mil pessoas no país – que, segundo dados oficiais, pagavam em média apenas 2,5% de IR sobre seus rendimentos totais graças às isenções. Com a nova regra, espera-se que a tributação dessas pessoas se aproxime de 10% em média, reduzindo distorções. Em resumo, pagarão mais impostos os donos de empresas e investidores muito lucrativos, ao passo que os demais terão pouca ou nenhuma alteração imediata na carga tributária, além dos ajustes anuais usuais.
Como ajustar minha folha para evitar problemas?
Para evitar problemas trabalhistas e fiscais, sua empresa deve adequar processos e cumprir rigorosamente as normas. Primeiramente, mantenha um pró-labore regular para os sócios que atuam na empresa, conforme exigido em lei. Se ainda não tinha um, estabeleça ao menos o valor do salário mínimo (ou um valor compatível com sua função) como pró-labore do administrador. Isso garante o recolhimento de INSS obrigatório e evita caracterização de fuga de contribuição. Em segundo lugar, organize a distribuição de lucros de forma correta: só distribua dividendos se houver lucro contábil apurado que os suporte, e formalize essas distribuições através de demonstrações financeiras e atas quando necessário. Pagamentos feitos sem base em lucro real podem ser questionados e reclassificados como remuneração (salário) em uma fiscalização. Terceiro ponto, adicione os novos procedimentos de retenção de IR na sua rotina: a partir de 2026, se algum sócio tiver direito a dividendos acima do limite isento, calcule o imposto de 10% sobre o excedente e recolha no prazo devido (provavelmente junto com outros tributos mensais via DARF). Não recolher esse imposto ou recolher errado pode gerar multas, portanto trate a retenção sobre dividendos com a mesma seriedade do IRRF sobre a folha de pagamento dos funcionários.
Além disso, acompanhe as mudanças com seu contador ou assessoria. Ajuste sistemas de folha/financeiro para reportar corretamente os novos valores e considere atualizar seu planejamento de remuneração: talvez seja interessante distribuir lucros de forma mais frequente e em parcelas menores, ou rever o mix entre pró-labore e dividendos para otimizar impostos dentro da legalidade. Cada empresa terá uma melhor estratégia, então a dica é buscar orientação profissional. Por fim, uma ótima forma de se resguardar é contar com suporte especializado, seja treinando sua equipe de DP/contabilidade ou contratando serviços de terceiros. A CLM Controller, por exemplo, oferece BPO de Folha e consultoria justamente para garantir que seus clientes cumpram todas as obrigações trabalhistas e tributárias sem sobressaltos. Com especialistas acompanhando de perto, você evita erros no cálculo de impostos, mantém a folha de pagamento sempre em conformidade com a legislação vigente e recebe alertas pró-ativos sobre qualquer ajuste necessário. Em suma, para não ter problemas: siga as regras (pró-labore obrigatório, dividendos bem documentados, impostos pagos), planeje-se com antecedência e peça ajuda profissional quando preciso. Assim, sua folha de pagamento continuará saudável e livre de surpresas, mesmo com a nova tributação sobre dividendos.
